Những tính năng ẩn trong Excel mà bạn nên sử dụng

Hầu hết các chuyên gia đều sử dụng Microsoft Excel mỗi ngày. Chúng ta dựa vào hàm SUM để tính tổng chi phí, viết các câu lệnh IF để phân loại dữ liệu và xây dựng các Pivot Table tiêu chuẩn. Nhưng đằng sau bề mặt quen thuộc này là một kho tàng các tính năng ẩn của Excel mà đại đa số người dùng hoàn toàn bỏ qua.

Cho dù bạn là người mới bắt đầu muốn tăng tốc quy trình làm việc hay là người dùng trung cấp nhằm xây dựng các bảng tính phức tạp hơn, việc tận dụng những công cụ ít được biết đến này có thể giúp bạn tiết kiệm vô số thời gian. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ hé lộ những tính năng ẩn mạnh mẽ nhất trong Excel—từ sức mạnh phân tích của phần bổ trợ Inquire cho đến sự linh hoạt về mặt hình ảnh của công cụ Camera.

1. Phần bổ trợ Inquire: Thám tử bảng tính của bạn

Bạn đã bao giờ nhận lại một bảng tính khổng lồ từ đồng nghiệp và tốn hàng giờ đồng hồ để tìm hiểu cách các công thức liên kết với nhau chưa? Phần bổ trợ Inquire được xây dựng chính xác cho tình huống này. Nó hoạt động như một công cụ điều tra cho phép bạn lập bản đồ các phụ thuộc, đánh dấu các ô bị ẩn và thậm chí so sánh hai phiên bản khác nhau của một sổ làm việc để xem chính xác những gì đã thay đổi.

Mặc dù rất mạnh mẽ, Inquire bị ẩn theo mặc định. Nó có sẵn trong các phiên bản Professional Plus và Enterprise của Office.

Cách bật phần bổ trợ Inquire

1. Nhấp vào File trên thanh ruy-băng trên cùng và chọn Options.
2. Điều hướng đến tab Add-ins (Phần bổ trợ) ở thanh bên trái.
3. Ở dưới cùng của cửa sổ, thay đổi menu thả xuống Manage (Quản lý) thành COM Add-ins và nhấp vào Go...
4. Đánh dấu vào ô trống bên cạnh Inquire và nhấp OK.

Sau khi được bật, một tab "Inquire" mới sẽ xuất hiện trên thanh ruy-băng của bạn. Bạn có thể sử dụng nút Workbook Analysis (Phân tích Sổ làm việc) để tạo một báo cáo toàn diện về tệp của mình, trình bày chi tiết mọi thứ từ các sổ làm việc được liên kết đến các ô chứa lỗi. Tính năng Compare Files (So sánh Tệp) đặc biệt cứu mạng khi bạn cần tìm sự khác biệt giữa phiên bản "V1" và "V2" của một mô hình tài chính.

2. Custom Views: Chuyển đổi bố cục tức thì

Nếu bạn thường xuyên ẩn một số cột nhất định, áp dụng các bộ lọc cụ thể và thay đổi cài đặt in cho các cuộc họp khác nhau, bạn đang lãng phí thời gian quý báu khi lặp lại các bước này. Custom Views (Dạng xem tùy chỉnh) cho phép bạn lưu cài đặt in và hiển thị hiện tại để bạn có thể chuyển về chúng ngay lập tức sau này.

Thiết lập một Custom View

1. Định dạng trang tính của bạn chính xác như bạn muốn (ẩn cột, áp dụng bộ lọc, thiết lập vùng in).
2. Đi tới tab View trên thanh ruy-băng và nhấp vào Custom Views.
3. Nhấp vào Add... (Thêm) và đặt cho dạng xem của bạn một cái tên mô tả (ví dụ: "Summary View - No Details").
4. Bỏ ẩn mọi thứ và tạo một dạng xem khác có tên là "Full Details".

Bây giờ, thay vì phải ẩn và bỏ ẩn thủ công các cột từ A đến F, bạn chỉ cần mở hộp thoại Custom Views và nhấp đúp vào bố cục bạn cần. Đây là một trong những Mẹo tiết kiệm thời gian trong Excel: Làm việc thông minh hơn mà người dùng trung cấp có thể áp dụng ngay hôm nay.

3. Công cụ Camera: Trang tổng quan với ảnh chụp trực tiếp

Công cụ Camera (Máy ảnh) được cho là một trong những tính năng ẩn thú vị nhất trong Excel. Nó chụp một bức ảnh "trực tiếp" của một dải ô. Bạn có thể dán bức ảnh này ở bất kỳ đâu và vì đây là ảnh chụp trực tiếp nên nếu dữ liệu gốc hoặc định dạng thay đổi, bức ảnh cũng tự động cập nhật theo!

Điều này vô cùng hữu ích khi Tạo Trang tổng quan (Dashboard) động trong Excel. Nếu bạn có các biểu đồ và bảng dữ liệu với kích thước khác nhau trên nhiều trang tính, việc căn chỉnh chúng trên một trang tổng quan duy nhất có thể là một cơn ác mộng. Công cụ Camera cho phép bạn chụp ảnh các bảng đó và thoải mái thay đổi kích thước của chúng trên trang tổng quan mà không ảnh hưởng đến kích thước hàng hoặc cột gốc.

Cách thêm và sử dụng Công cụ Camera

1. Nhấp chuột phải vào bất kỳ đâu trên thanh ruy-băng Excel và chọn Customize Quick Access Toolbar.
2. Thay đổi menu thả xuống "Choose commands from" (Chọn lệnh từ) thành All Commands (Tất cả lệnh).
3. Cuộn xuống để tìm Camera, chọn nó và nhấp vào Add >> (Thêm). Nhấp OK.
4. Để sử dụng, hãy bôi đen một dải ô (ví dụ: A1:D10) và nhấp vào biểu tượng Camera mới ở đầu màn hình của bạn.
5. Nhấp vào bất kỳ đâu trên một trang tính khác để dán hình ảnh trực tiếp của bạn.

4. Các thao tác nâng cao với Paste Special (Dán Đặc biệt)

Hầu hết người dùng đều biết về việc dán giá trị (CTRL + SHIFT + V hoặc Paste Special > Values) để xóa công thức. Nhưng hộp thoại Paste Special còn ẩn chứa các phép toán học có thể thao tác dữ liệu mà không cần đến cột trợ giúp.

Hãy tưởng tượng bạn có một danh sách 100 mức giá sản phẩm và bạn cần tăng tất cả chúng lên 5%. Thông thường, người dùng tạo một cột mới, viết một công thức như =A2*1.05, kéo xuống, sao chép kết quả và dán chúng dưới dạng giá trị đè lên dữ liệu ban đầu. Paste Special cho phép bạn làm điều này chỉ trong vài giây.

Nhân dữ liệu mà không cần công thức

1. Nhập 1.05 vào bất kỳ ô trống nào và nhấn CTRL + C để sao chép nó.
2. Bôi đen toàn bộ cột giá của bạn.
3. Nhấp chuột phải vào phần giá đã bôi đen và chọn Paste Special...
4. Trong phần Operation (Phép toán), chọn Multiply (Nhân) và nhấp OK.

Excel cập nhật ngay lập tức các giá trị gốc bằng cách nhân mỗi giá trị với 1.05. Sau đó, bạn có thể xóa ô nơi bạn vừa nhập 1.05. Bạn có thể sử dụng cùng một thủ thuật này để cộng, trừ hoặc chia số lượng lớn các dải số.

5. Speak Cells: Rà soát dữ liệu bằng âm thanh

Quá trình nhập dữ liệu rất dễ xảy ra lỗi do con người. Nếu bạn đang sao chép số liệu từ một hóa đơn in vào Excel, việc liên tục nhìn đi nhìn lại giữa tờ giấy và màn hình vừa tẻ nhạt vừa dễ dẫn đến sai sót. Tính năng Speak Cells (Đọc Ô) giải quyết vấn đề này bằng cách yêu cầu Excel đọc to dữ liệu cho bạn nghe.

Cách bật tính năng Speak Cells

Giống như công cụ Camera, Speak Cells cũng bị ẩn. Bạn phải thêm nó vào Thanh công cụ Truy cập Nhanh của mình:

1. Vào File > Options > Quick Access Toolbar.
2. Chọn Commands Not in the Ribbon (Các lệnh không có trên ruy-băng) từ danh sách thả xuống.
3. Tìm Speak Cells, thêm nó vào thanh công cụ của bạn và nhấp OK.

Bôi đen một cột số, nhấn nút Speak Cells và công cụ chuyển đổi văn bản thành giọng nói của Excel sẽ đọc to các giá trị. Bạn có thể giữ mắt tập trung vào tài liệu giấy của mình và chỉ cần lắng nghe để xác minh rằng dữ liệu đã khớp.

6. Hướng dẫn thực tế: Danh sách thả xuống động với INDIRECT

Mặc dù Data Validation (Xác thực Dữ liệu) được sử dụng rộng rãi để tạo các danh sách thả xuống đơn giản, bạn có thể tiến xa hơn một bước bằng cách tạo các danh sách thả xuống phụ thuộc. Danh sách thả xuống phụ thuộc có nghĩa là các tùy chọn trong Danh sách B sẽ thay đổi dựa trên những gì người dùng chọn trong Danh sách A. Để làm được điều này, chúng ta sử dụng hàm INDIRECT – một hàm rất mạnh mẽ nhưng thường bị hiểu nhầm.

Hàm INDIRECT lấy một chuỗi văn bản và biến nó thành một tham chiếu ô hợp lệ trong Excel hoặc một Dải ô được đặt tên (Named Range).

Từng bước tạo: Danh sách thả xuống phụ thuộc

Giả sử chúng ta có một danh mục chính (Fruits hoặc Vehicles) và chúng ta muốn danh sách thả xuống thứ hai hiển thị các mặt hàng cụ thể dựa trên danh mục được chọn.

Fruits (Dải ô được đặt tên)	Vehicles (Dải ô được đặt tên)
Apple	Car
Banana	Truck
Orange	Motorcycle

1. Tạo Dải ô được đặt tên (Named Ranges): Bôi đen các ô chứa "Apple", "Banana", và "Orange". Bấm vào Hộp Tên (Name Box - trên cùng bên trái, cạnh thanh công thức) và gõ Fruits. Nhấn Enter. Lặp lại bước này cho các phương tiện, đặt tên cho dải ô là Vehicles.
2. Tạo Danh sách thả xuống chính: Tại ô A2, thiết lập một danh sách Data Validation tiêu chuẩn với nguồn: Fruits, Vehicles.
3. Tạo Danh sách thả xuống phụ thuộc: Nhấp vào ô B2. Đi tới Data > Data Validation. Chọn List (Danh sách).
4. Trong hộp Nguồn (Source), sử dụng hàm INDIRECT trỏ đến ô đầu tiên:

=INDIRECT($A$2)

Cách hoạt động: Nếu người dùng chọn "Fruits" ở ô A2, công thức sẽ được tính thành =INDIRECT("Fruits"). Excel nhận diện "Fruits" là Dải ô được đặt tên mà chúng ta đã tạo ở bước 1 và điền vào danh sách thả xuống B2 các giá trị Apple, Banana và Orange. Thủ thuật này rất quan trọng để xây dựng các biểu mẫu mạnh mẽ và thân thiện với người dùng.

7. Flash Fill: Tiền thân của AI

Rất lâu trước khi AI tạo sinh trở thành một từ khóa hot, Excel đã giới thiệu Flash Fill (Điền Nhanh). Công cụ này nhận diện các mẫu (pattern) trong quá trình nhập dữ liệu của bạn và tự động điền vào phần còn lại của cột. Đây là một công cụ thay đổi hoàn toàn cuộc chơi khi so với việc Sử dụng AI để Dọn dẹp và Chuyển đổi Dữ liệu một cách thủ công.

Ví dụ: nếu bạn có một cột chứa tên đầy đủ như "John Doe" và bạn chỉ muốn tách tên đầu tiên sang một cột mới, bạn chỉ cần gõ "John" vào ô liền kề, nhấn Enter, sau đó nhấn CTRL + E. Excel sẽ ngay lập tức xem xét mẫu mà bạn đã thiết lập và tách các tên đầu tiên cho phần còn lại của danh sách. Nó hoạt động tốt cho việc định dạng số điện thoại, trích xuất tên miền từ địa chỉ email và nối văn bản.

8. Power Query: Công cụ Chuyển đổi Bị ẩn

Nếu bạn thường xuyên tải xuống các tệp CSV từ cơ sở dữ liệu và dành hàng giờ để xóa cột, định dạng ngày tháng và chạy các hàm VLOOKUP để hợp nhất các bảng, bạn đang làm công việc chân tay mà Excel hoàn toàn có thể tự động hóa. Power Query được cho là tính năng quan trọng nhất được thêm vào Excel trong thập kỷ qua, nhưng nhiều người dùng vẫn không biết đến sự tồn tại của nó.

Nằm trong tab Data (thường được dán nhãn là "Get Data" hoặc "Get & Transform"), Power Query là một giao diện cho phép bạn xây dựng một chuỗi các bước làm sạch dữ liệu có thể lặp lại. Một khi bạn xây dựng một truy vấn (query), lần tới khi bạn nhận được dữ liệu mới, bạn chỉ cần nhấp vào "Refresh" (Làm mới) và Excel sẽ thực hiện tất cả các bước định dạng của bạn ngay lập tức. Nếu bạn thực sự muốn nâng cao kỹ năng của mình, chúng tôi khuyên bạn nên tìm hiểu bài viết Power Query: Nhập và Chuyển đổi Dữ liệu như Chuyên gia.

Trợ lý AI: Thu hẹp khoảng cách

Ngay cả khi bạn nắm trong tay tất cả các tính năng ẩn này, việc xây dựng các công thức lồng nhau, phức tạp vẫn có thể là một vấn đề đau đầu. Bạn có thể biết chính xác về mặt logic những gì bạn muốn Excel làm, nhưng việc dịch điều đó sang cú pháp chính xác của INDEX, MATCH và INDIRECT thật là rắc rối.

Đây là lúc các giải pháp AI hiện đại đang thay đổi cách chúng ta làm việc. Nếu bạn đang gặp khó khăn khi viết một công thức phức tạp, bạn có thể sử dụng công cụ AI để tạo ra nó cho mình. Với GPTExcel, bạn chỉ cần mô tả những gì bạn cần bằng ngôn ngữ tự nhiên—ví dụ: "Tìm ID nhân viên ở cột A, trả về mức lương từ cột C, nhưng chỉ khi trạng thái ở cột D là 'Active'"—và nó sẽ tạo ra công thức Excel chính xác ngay lập tức. Tận dụng ChatGPT cho Excel: Viết Công thức bằng AI sẽ thu hẹp khoảng cách giữa việc biết những gì bạn muốn đạt được và việc nắm rõ cú pháp cụ thể để hiện thực hóa điều đó.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Công cụ Camera đã đi đâu trong các phiên bản Excel mới hơn?

Theo mặc định, công cụ Camera chưa bao giờ xuất hiện trên thanh ruy-băng tiêu chuẩn. Bất kể bạn đang sử dụng Excel 2016, 2019 hay Microsoft 365, bạn đều phải thêm nó theo cách thủ công bằng cách tùy chỉnh Thanh công cụ Truy cập Nhanh hoặc tùy chỉnh Ruy-băng và tìm kiếm trong phần "All Commands".

Phần bổ trợ Inquire có hoạt động trên Mac không?

Rất tiếc là không. Phần bổ trợ Inquire COM dựa trên kiến trúc dành riêng cho Windows và chỉ khả dụng trong Office Professional Plus, Office Enterprise hoặc Microsoft 365 Apps dành cho doanh nghiệp trên máy tính Windows.

Tại sao Flash Fill không hoạt động cho dữ liệu của tôi?

Flash Fill yêu cầu một mẫu nhận dạng rõ ràng để hoạt động. Đảm bảo rằng dữ liệu mẫu của bạn nằm ngay liền kề với dữ liệu gốc (không có các cột trống ở giữa). Ngoài ra, hãy kiểm tra xem tính năng này có bị tắt trong cài đặt của bạn hay không bằng cách vào File > Options > Advanced và đảm bảo rằng ô "Automatically Flash Fill" (Tự động Điền Nhanh) đã được chọn.

Tại sao Custom Views của tôi bị làm mờ (vô hiệu hóa)?

Lý do phổ biến nhất khiến Custom Views bị vô hiệu hóa (làm mờ) là do sự hiện diện của một Bảng Excel (Excel Table) chính thức (được tạo qua Insert > Table hoặc CTRL+T) ở bất kỳ đâu trong sổ làm việc. Custom Views là một tính năng cũ hơn và thật không may, nó không tương thích với cách tham chiếu có cấu trúc được sử dụng trong các Bảng Excel hiện đại. Để sử dụng Custom Views, bạn phải chuyển đổi tất cả các Bảng trở lại thành dải ô tiêu chuẩn (convert to range).