Kusursuz Raporlar İçin Excel Yazdırma İpuçları

Hepimiz bu durumu yaşamışızdır. Verilerinizi titizlikle düzenlemek, karmaşık formüller yazmak ve güzel bir elektronik tablo oluşturmak için saatlerinizi harcarsınız. Yazdır düğmesine basarsınız, ancak yazıcının yanına gittiğinizde 15 sayfalık bir felaketle karşılaşırsınız. Sütunlarınızın yarısı ayrı sayfalarda kalmış, metinler kesilmiş ve aralara boş sayfalar serpiştirilmiştir.

Excel'de yazdırma işleminin sinir bozucu olması meşhurdur, çünkü elektronik tablolar standart kağıt boyutlarında değil, sonsuz ızgaralar şeklinde tasarlanmıştır. Ancak, Excel'in sayfa yapısı seçeneklerini iyi anladığınızda, dağınık herhangi bir veri kümesini özenle hazırlanmış, profesyonel bir basılı rapora dönüştürebilirsiniz.

Bu kılavuzda, ustalaşmanız gereken temel Excel yazdırma ipuçlarını adım adım inceleyeceğiz. Sonunda, elektronik tablolarınızı nasıl dize getireceğinizi ve her seferinde kusursuz biçimlendirilmiş basılı raporları nasıl oluşturacağınızı tam olarak öğreneceksiniz.

1. Önce Yazdırma Alanınızı Belirleyin

Excel'de yapılan en yaygın yazdırma hatası, neyin yazdırılacağına Excel'in karar vermesine izin vermektir. Varsayılan olarak Excel, etkin çalışma sayfasında veri veya biçimlendirme içeren her hücreyi yazdırmaya çalışır. Eğer yanlışlıkla Z sütunundaki bir hücreyi biçimlendirdiyseniz, Excel o hücreye kadar olan tüm boş alanları da yazdıracaktır.

Bunu düzeltmek için, Yazdırma Alanı'nı ayarlayarak Excel'e kağıt üzerinde hangi hücreleri istediğinizi açıkça belirtmelisiniz.

• Yazdırmak istediğiniz tam hücre aralığını seçin.
• Excel şeridindeki Sayfa Düzeni sekmesine gidin.
• Sayfa Yapısı grubundaki Yazdırma Alanı'na tıklayın.
• Yazdırma Alanını Belirle'yi seçin.

Seçiminizin etrafında, yazdırma alanınızın sınırlarını gösteren soluk gri bir anahat belirecektir. Daha sonra bu alana daha fazla veri eklemeniz gerekirse, yeni hücreleri vurgulayın, Yazdırma Alanı'na tıklayın ve Yazdırma Alanına Ekle'yi seçin.

2. Sayfa Düzeni ve Yönlendirmede Ustalaşın

Genellikle yukarıdan aşağıya doğru okunan Word belgelerinin aksine, Excel çalışma sayfaları çoğunlukla soldan sağa doğru genişler. Bu nedenle, yoğun verili bir rapor için standart Dikey yönlendirme nadiren en iyi seçimdir.

Elektronik tablonuzda satırlardan çok sütun varsa, yönlendirmenizi her zaman Yatay olarak değiştirin. Bunu Sayfa Düzeni > Yönlendirme > Yatay yolunu izleyerek yapabilirsiniz. Aksine, profesyonel faturalar gibi belgeler yazdırıyorsanız, büyük ihtimalle Dikey yönlendirme doğru tercih olacaktır.

Buna ek olarak, kenar boşluklarınızı da ayarlayın. Varsayılan olarak Excel sayfanın etrafında geniş kenar boşlukları bırakır. Verilerinizin alanını en üst düzeye çıkarmak için:

• Sayfa Düzeni > Kenar Boşlukları'na gidin.
• Yazıcı tarafından kesilmeden verilerinize maksimum nefes alma alanı sağlamak için Dar seçeneğini seçin.
• Özel kontrol için Özel Kenar Boşlukları...'na tıklayın ve verilerinizi sayfada Yatay Olarak ve Dikey Olarak ortalamak için ilgili kutuları işaretleyin.

3. Ölçeklendirme: Okunabilirliği Kaybetmeden Tek Sayfaya Sığdırma

Verileriniz tek bir sayfaya sığmayacak kadar geniş olduğunda, Excel acımasızca son sütunu keser ve tek başına ayrı bir sayfaya koyar. Bu durumu Ölçeklendirme özelliğini kullanarak anında düzeltebilirsiniz.

Sayfa Düzeni > Sığdırmak İçin Ölçeklendir grubuna gidin. Burada iki temel açılır menü bulunur: Genişlik ve Yükseklik.

• Tüm sütunları tek bir sayfa genişliğine sığdırmaya zorlamak için Genişlik ayarını "Otomatik"ten 1 sayfa olarak değiştirin. Satırlarınızın gerektiği kadar sayfaya doğal bir şekilde akabilmesi için Yükseklik ayarını "Otomatik" olarak bırakın.
• Tüm elektronik tabloyu tek bir kağıda sığdırmak için hem Genişlik hem de Yükseklik ayarını 1 sayfa olarak belirleyin.

Uyarı: Ölçeklendirme yaparken dikkatli olun. 30 sütunu bir sayfa genişliğine sığdırmaya zorlarsanız, Excel yazı tipi boyutunu önemli ölçüde küçültecektir. Metnin okunaklı kaldığından emin olmak için her zaman (Ctrl + P gibi standart klavye kısayolları ile erişilebilen) Baskı Önizleme ekranını kullanın.

4. Satır ve Sütun Başlıklarını Her Sayfada Yineleme

Basılı raporunuz birden fazla sayfaya yayılıyorsa, her bir sütunun ne anlama geldiğini bilmeden 3. sayfayı okumak son derece can sıkıcıdır. Sütun başlıklarınızın yazdırılan her sayfanın üstünde yinelenmesi gerekir.

Excel'in bunun için Başlıkları Yazdır adında özel bir aracı vardır.

1. Sayfa Düzeni sekmesine gidin.
2. Başlıkları Yazdır'a tıklayın.
3. Sayfa Yapısı iletişim kutusunda, Üstte yinelenecek satırlar alanını bulun.
4. Alanın sağındaki yukarı ok simgesine tıklayın, ardından elektronik tablonuzda başlıklarınızı içeren satır numarasına (örn. 1. Satır) tıklayın. $1:$1 gibi mutlak bir başvurunun belirdiğini göreceksiniz.
5. Tamam'a tıklayın.

Artık yazdırdığınızda, 1. Satır otomatik olarak sonraki her sayfanın üstünde kopyalanacak ve verilerinizin okunmasını son derece kolaylaştıracaktır.

5. Profesyonel Üstbilgi ve Altbilgi Ekleme

Basılı bir rapor, gerekli bağlam olmadan tam anlamıyla eksiksiz sayılmaz. Bir meslektaşınıza bir elektronik tablo verdiğinizde, bunun ne olduğunu, ne zaman yazdırıldığını ve kaç sayfa içerdiğini bilmesi gerekir.

Bu bağlamı eklemek için Excel'in Üstbilgi ve Altbilgi özelliğini kullanın:

• Ekle > Üstbilgi ve Altbilgi'ye gidin. Bu, görünümünüzü Sayfa Düzeni görünümüne kaydıracaktır.
• Sayfanızın üst ve alt kısmında üç ayrı kutu göreceksiniz.
• Bir kutuya tıklayın ve dinamik öğeler eklemek için Üstbilgi ve Altbilgi şerit sekmesini kullanın.

En yaygın düzen; sol üste Sayfa Adı'nı, sağ üste Geçerli Tarih'i ve alt ortaya Sayfa Numarası / Sayfa Sayısı'nı yerleştirmektir. Excel bu dinamik alanlar için &[Page] of &[Pages] gibi özel kodlar kullanır.

6. Sayfa Sonlarını Manuel Olarak Yönetme

Bazen, Excel'in otomatik sayfa sonları verilerinizi bir kategori grubunu ikiye bölmek gibi tuhaf bir noktadan ayırabilir. Sayfa Sonu Önizleme'yi kullanarak sayfaların tam olarak nerede bölüneceğinin manuel kontrolünü ele alabilirsiniz.

Görünüm > Sayfa Sonu Önizleme'ye tıklayın. Ekranınız, verilerinizi kalın mavi çizgilerle çevrili olarak gösterecek şekilde değişecektir. Bu mavi çizgiler yazdırılan sayfalarınızın kenarlarını temsil eder.

Sayfanın nerede bölüneceğini ayarlamak için düz mavi çizgiyi (manuel sayfa sonu) veya kesik mavi çizgiyi (otomatik sayfa sonu) tıklayıp yeni bir konuma sürüklemeniz yeterlidir. Belirli bir bölümü yeni bir sayfaya zorlamak için yepyeni bir sayfa sonu eklemek isterseniz, kesmenin yapılmasını istediğiniz yerin altındaki satırı seçin, Sayfa Düzeni > Kesmeler'e gidin ve Sayfa Sonu Ekle'ye tıklayın.

7. Formül Hataları ve Kılavuz Çizgileri ile Başa Çıkma

Basılı bir raporda, sayfanızın ortasında duran devasa bir #DIV/0! veya #N/A hatasından daha az profesyonel görünen hiçbir şey yoktur. İdeal olarak bu hataları IFERROR gibi işlevler kullanarak düzeltmeniz gerekse de, Excel bunları yalnızca yazdırma amacıyla gizlemenize olanak tanır.

Eğer öncelikle formüllerinizi temizlemeyi tercih ederseniz, hesaplamanızı IFERROR içine alın:

=IFERROR(VLOOKUP(A2, DataRange, 2, FALSE), "Not Found")

Çıktıdaki hataları basitçe maskelemek istiyorsanız:

1. Sayfa Düzeni > Başlıkları Yazdır'a gidin.
2. Çalışma Sayfası sekmesinde, Hücre hataları: etiketli açılır menüyü bulun.
3. Bunu "görüntülendiği gibi" seçeneğinden <boş> olarak değiştirin.

Aynı menüde Kılavuz Çizgileri kutusunu da işaretleyebilirsiniz. Varsayılan olarak Excel, ekranınızda gördüğünüz soluk gri kılavuz çizgilerini yazdırmaz. Verilerinizde kenarlık yoksa, Kılavuz Çizgileri kutusunu işaretlemek satır ve sütunlarınızın kağıt üzerinde belirgin ve kolay okunabilir olmasını sağlar.

8. Pratik Uygulama: Aylık Satış Raporunu Biçimlendirme

Tüm bu kavramları pratik bir örnekle birleştirelim. Bir satış panosu oluşturduğunuzu ve alttaki aylık verileri yazdırmanız gerektiğini düşünün. Ham verileriniz şuna benzer:

Tarih	Bölge	Satış Temsilcisi	Ürün Kodu	Gelir
2023-10-01	Kuzey	J. Smith	PRD-101	$1,250.00
2023-10-02	Güney	A. Davis	PRD-205	$840.00
2023-10-03	Kuzey	J. Smith	PRD-101	$1,250.00

Bu veri aşağıya doğru 500 satır boyunca uzanır. Mükemmel bir çıktı için bunu tam olarak şu şekilde biçimlendirirsiniz:

1. Önce özetleyin: Patronunuz sadece bölgelere göre toplamları istiyorsa 500 satır yazdırmayın. Yazdırmadan önce verileri bir araya getirmek için SUMIFS kullanarak hızlı bir özet tablosu oluşturun:

   =SUMIFS(SalesTable[Revenue], SalesTable[Region], "North")

2. Yazdırma Alanını Belirleyin: Eğer 500 satırın tamamını yazdırmanız gerekiyorsa, A'dan E'ye kadar olan sütunları 500. satıra kadar vurgulayın. Sayfa Düzeni > Yazdırma Alanı > Yazdırma Alanını Belirle'ye tıklayın.
3. Düzeni Ayarlayın: Sayfa Düzeni > Yönlendirme > Dikey'e tıklayın (5 sütun dikey olarak rahatça sığdığı için). Kenar Boşlukları > Dar'a tıklayın.
4. Ölçeklendirme: Sayfa Düzeni > Sığdırmak İçin Ölçeklendir kısmına gidin. Genişliği 1 sayfa ve Yüksekliği Otomatik olarak ayarlayın.
5. Başlıkları Yineleyin: Başlıkları Yazdır'a tıklayın. "Üstte yinelenecek satırlar" kutusuna ve 1. Satıra tıklayın.
6. Altbilgi Ekleyin: Ekle > Üstbilgi ve Altbilgi'ye gidin. Alt orta kutuya Page &[Page] of &[Pages] yazın.
7. Baskı Önizleme: Ctrl + P tuşlarına basın. Önizleme bölmesini inceleyin. Mükemmel şekilde hizalanmış sütunlar, her sayfada yinelenen bir başlık ve alt kısımda doğru sayfa numaralarını görmelisiniz.

Bazen, doğru özet tablolarını oluşturmak ve formüllerinizi doğru yazmak, yazdır düğmesine basmadan önceki mücadelenin yarısıdır. Verilerinizi toplamanız veya düzgün bir şekilde biçimlendirmeniz gerekiyorsa, ancak kesin sözdizimini hatırlayamıyorsanız, ihtiyacınızı doğal bir dille GPTExcel'ye açıklayabilir ve formülü anında alabilirsiniz. Bu, rapor oluşturmanın getirdiği pürüzleri ortadan kaldırır. Elektronik tablolarda yapay zeka kullanımı hakkında daha fazla bağlam için, Excel İçin ChatGPT: Yapay Zeka ile Formül Yazma kılavuzumuza göz atın.

Sıkça Sorulan Sorular

Yazdırma Alanımı değiştirmeden sadece belirli bir seçimi nasıl yazdırabilirim?

Eğer sadece birkaç hücrenin hızlı bir seferlik çıktısına ihtiyacınız varsa, onları vurgulayın, Yazdır menüsünü açmak için Ctrl + P tuşlarına basın ve Ayarlar açılır menüsü altında "Etkin Sayfaları Yazdır" seçeneğini Seçimi Yazdır olarak değiştirin. Bu, belgenin kaydedilmiş Yazdırma Alanını geçici olarak yok sayar.

Yazdırdığım Excel sayfasındaki metin neden bu kadar küçük?

Bu genellikle devasa bir veri kümesi için "1 sayfa genişlikte ve 1 sayfa yükseklikte sığdır" seçildiğinde gerçekleşir. Excel, sığdırmak için yazı tipini zorla küçültür. Bunu düzeltmek için ölçeklendirme Yüksekliğini tekrar "Otomatik" olarak değiştirin, böylece satırlar doğal bir şekilde ikinci veya üçüncü bir sayfaya taşabilir, bu da yazı tipi boyutunu eski haline getirecektir.

Raporumda her kategori için yeni bir sayfa açılmasını nasıl zorlayabilirim?

Manuel sayfa sonlarını kullanmanız gerekir. Görünüm > Sayfa Sonu Önizleme'ye gidin. Yeni kategorinin başladığı (A sütunundaki) hücreye sağ tıklayın ve Sayfa Sonu Ekle'yi seçin. Excel, yazıcıyı tam o satırda yeni bir kağıt parçası başlatmaya zorlayacaktır.

Excel açıklamalarını ve notlarını yazdırabilir miyim?

Evet. Sayfa Düzeni > Başlıkları Yazdır'a gidin ve Çalışma Sayfası sekmesine tıklayın. Açıklamalar ve notlar: açılır menüsünü bulun. Bunları tam olarak "Sayfada görüntülendiği gibi" ya da derlenmiş bir halde ayrı bir kağıt üzerinde "Sayfa sonunda" yazdırmayı seçebilirsiniz.