טיפים להדפסה ב-Excel ליצירת דוחות מושלמים

כולנו היינו שם. אתם מקדישים שעות לארגון קפדני של הנתונים, כותבים נוסחאות מורכבות ומעצבים גיליון אלקטרוני יפהפה. אתם לוחצים על הדפס, רק כדי לגשת למדפסת ולגלות אסון בן 15 עמודים. חצי מהעמודות שלכם תקועות בעמודים נפרדים, הטקסט קטוע, ויש עמודים ריקים מפוזרים לאורך כל המסמך.

ההדפסה מ-Excel ידועה לשמצה כמתסכלת מכיוון שגיליונות אלקטרוניים מעוצבים כרשתות אינסופיות, ולא בגדלי נייר סטנדרטיים. עם זאת, בעזרת הבנה מוצקה של אפשרויות פריסת העמוד של Excel, תוכלו להפוך כל מערך נתונים מסורבל לדוח פיזי מלוטש ומקצועי.

במדריך זה, נעבור על הטיפים החיוניים ביותר להדפסה ב-Excel שעליכם להכיר. בסוף, תדעו בדיוק כיצד לאלף את הגיליונות האלקטרוניים שלכם ולהפיק דוחות מודפסים בפורמט מושלם, בכל פעם מחדש.

1. הגדירו קודם את אזור ההדפסה שלכם

טעות ההדפסה הנפוצה ביותר ב-Excel היא לתת לתוכנה להחליט מה להדפיס. כברירת מחדל, Excel ינסה להדפיס כל תא שמכיל נתונים או עיצוב בגיליון הפעיל. אם בטעות עיצבתם תא בעמודה Z, Excel ידפיס את כל השטח הריק שמוביל אליו.

כדי לתקן זאת, עליכם להגדיר ל-Excel במפורש אילו תאים אתם רוצים על הנייר על ידי קביעת אזור הדפסה.

• סמנו את טווח התאים המדויק שברצונכם להדפיס.
• נווטו לכרטיסייה פריסת עמוד ברצועת הכלים של Excel.
• לחצו על אזור הדפסה בקבוצה 'הגדרת עמוד'.
• בחרו ב-הגדר אזור הדפסה.

קו מתאר אפור חלש יופיע סביב הבחירה שלכם, המציין את גבולות אזור ההדפסה. אם תצטרכו להוסיף נתונים נוספים לאזור זה מאוחר יותר, פשוט סמנו את התאים החדשים, לחצו על אזור הדפסה, ובחרו ב-הוסף לאזור ההדפסה.

2. שלטו בפריסת העמוד ובכיוון ההדפסה

בניגוד למסמכי Word, שבדרך כלל נקראים מלמעלה למטה, גיליונות Excel לרוב נפרסים לרוחב משמאל לימין. לכן, כיוון הדפסה סטנדרטי של 'לאורך' כמעט ואינו הבחירה הטובה ביותר עבור דוח עתיר נתונים.

אם לגיליון שלכם יש יותר עמודות משורות, העבירו תמיד את כיוון ההדפסה ל-לרוחב. תוכלו לעשות זאת על ידי מעבר אל פריסת עמוד > כיוון הדפסה > לרוחב. מנגד, אם אתם מדפיסים מסמכים כמו חשבוניות מקצועיות, כיוון 'לאורך' הוא כנראה הבחירה הנכונה.

בנוסף, התאימו את השוליים שלכם. כברירת מחדל, Excel משאיר שוליים נדיבים למדי סביב העמוד. כדי למקסם את המקום עבור הנתונים שלכם:

• עברו אל פריסת עמוד > שוליים.
• בחרו ב-צרים כדי לתת לנתונים שלכם מרווח מקסימלי מבלי שייחתכו על ידי המדפסת.
• לשליטה מותאמת אישית, לחצו על שוליים מותאמים אישית... וסמנו את התיבות כדי למרכז את הנתונים אופקית ו-אנכית בעמוד.

3. התאמה לגודל: הדפסה בעמוד אחד ללא אובדן קריאות

כאשר הנתונים שלכם רחבים מדי כדי להיכנס לעמוד אחד, Excel יחתוך ללא רחמים את העמודה האחרונה וידפיס אותה בעמוד משלה. תוכלו לתקן זאת באופן מיידי באמצעות התכונה התאם לגודל.

נווטו אל פריסת עמוד > התאם לגודל. כאן, ישנן שתי רשימות נפתחות עיקריות: רוחב ו-גובה.

• כדי לאלץ את כל העמודות להיכנס לרוחב של עמוד אחד, שנו את ה-רוחב מ-"אוטומטי" ל-עמוד אחד. השאירו את ה-גובה על "אוטומטי" כדי שהשורות שלכם יוכלו לזרום בטבעיות לכמה עמודים שיידרשו.
• כדי לאלץ את כל הגיליון להיכנס לדף נייר אחד, הגדירו גם את הרוחב וגם את הגובה ל-עמוד אחד.

אזהרה: היזהרו עם אפשרויות ההתאמה. אם תאלצו 30 עמודות להיכנס לרוחב של עמוד אחד, Excel יקטין את גודל הגופן באופן דרסטי. השתמשו תמיד במסך תצוגה מקדימה לפני הדפסה (נגיש דרך קיצורי מקלדת סטנדרטיים כמו Ctrl + P) כדי לוודא שהטקסט נשאר קריא.

4. חזרה על כותרות שורות ועמודות בכל עמוד

אם הדוח המודפס שלכם משתרע על פני מספר עמודים, זה מתסכל מאוד לקרוא את עמוד 3 מבלי לדעת מה כל עמודה מייצגת. אתם צריכים שכותרות העמודות יחזרו על עצמן בראש כל עמוד מודפס.

ל-Excel יש כלי ייעודי לכך שנקרא כותרות להדפסה.

1. עברו לכרטיסייה פריסת עמוד.
2. לחצו על כותרות להדפסה.
3. בתיבת הדו-שיח של הגדרת עמוד, אתרו את השדה שורות שחוזרות בראש העמוד.
4. לחצו על סמל החץ המצביע כלפי מעלה בצידו הימני של השדה, ולאחר מכן לחצו על מספר השורה בגיליון שלכם שמכילה את הכותרות (לדוגמה, שורה 1). תראו הפניה מוחלטת כמו $1:$1 מופיעה.
5. לחצו על אישור.

כעת, כאשר תדפיסו, שורה 1 תשוכפל באופן אוטומטי בראש כל עמוד עוקב, מה שיהפוך את הנתונים לקלים הרבה יותר לקריאה.

5. הוספת כותרת עליונה וכותרת תחתונה מקצועית

דוח מודפס אינו שלם באמת ללא הקשר. אם אתם מעבירים גיליון אלקטרוני לעמית, הוא צריך לדעת מה זה, מתי זה הודפס וכמה עמודים הוא מכיל.

כדי להוסיף את ההקשר הזה, השתמשו בכותרת העליונה והתחתונה של Excel:

• עברו אל הוספה > כותרת עליונה ותחתונה. פעולה זו תשנה את התצוגה שלכם לתצוגת 'פריסת עמוד'.
• תראו שלוש תיבות נפרדות בראש ובתחתית העמוד שלכם.
• לחצו לתוך תיבה והשתמשו בכרטיסיית הרצועה כותרת עליונה וכותרת תחתונה כדי להכניס אלמנטים דינמיים.

התצורה הנפוצה ביותר היא הצבת שם גיליון בצד שמאל למעלה, תאריך נוכחי בצד ימין למעלה, ו-מספר עמוד / מספר עמודים במרכז למטה. Excel משתמש בקודים מיוחדים עבור שדות דינמיים אלה, כגון עמוד &[Page] מתוך &[Pages].

6. ניהול מעברי עמוד באופן ידני

לפעמים, מעברי העמוד האוטומטיים של Excel מפצלים את הנתונים בנקודה מביכה, כגון חציית קבוצת קטגוריות באמצע. ניתן לקבל שליטה ידנית מדויקת על היכן יתפצלו העמודים באמצעות תצוגה מקדימה של מעברי עמוד.

לחצו על תצוגה > תצוגה מקדימה של מעברי עמוד. המסך שלכם ישתנה ויציג את הנתונים מוקפים בקווים כחולים עבים. קווים כחולים אלה מייצגים את קצוות העמודים המודפסים שלכם.

כדי להתאים את מיקום מעבר העמוד, פשוט לחצו וגררו את הקו הכחול הרציף (מעבר עמוד ידני) או את הקו הכחול המקווקו (מעבר עמוד אוטומטי) למיקום חדש. אם ברצונכם להכניס מעבר עמוד חדש לגמרי כדי לאלץ קטע מסוים לעבור לעמוד חדש, סמנו את השורה שמתחת למיקום הרצוי, עברו אל פריסת עמוד > מעברים, ולחצו על הוסף מעבר עמוד.

7. התמודדות עם שגיאות נוסחה וקווי רשת

אין דבר שנראה פחות מקצועי בדוח מודפס מאשר שגיאות #DIV/0! או #N/A ענקיות שיושבות באמצע העמוד. בעוד שבאופן אידיאלי כדאי לתקן שגיאות אלה בעזרת פונקציות כמו IFERROR, Excel מאפשר להסתיר אותן אך ורק לצורכי הדפסה.

אם אתם מעדיפים לנקות את הנוסחאות שלכם קודם לכן, עטפו את החישוב שלכם ב-IFERROR:

=IFERROR(VLOOKUP(A2, DataRange, 2, FALSE), "Not Found")

אם אתם פשוט רוצים להסוות את השגיאות בהדפסה:

1. עברו אל פריסת עמוד > כותרות להדפסה.
2. בכרטיסייה גיליון, מצאו את הרשימה הנפתחת שנקראת שגיאות בתא כ:.
3. שנו זאת מ-"מוצג" ל-<ריק>.

באותו תפריט, תוכלו לסמן את התיבה של קווי רשת. כברירת מחדל, Excel אינו מדפיס את קווי הרשת האפורים החלשים שאתם רואים על המסך. אם לא הוחלו גבולות על הנתונים שלכם, סימון התיבה של קווי רשת יבטיח שהשורות והעמודות יישארו מובחנות וקלות לקריאה על הנייר.

8. מדריך מעשי: עיצוב דוח מכירות חודשי

בואו נאגד את כל המושגים האלה יחד בעזרת דוגמה מעשית. תארו לעצמכם שבניתם לוח בקרה למכירות ואתם צריכים להדפיס את הנתונים החודשיים שבבסיסו. הנתונים הגולמיים נראים כך:

תאריך	אזור	נציג מכירות	קוד מוצר	הכנסות
2023-10-01	צפון	ג'. סמית'	PRD-101	$1,250.00
2023-10-02	דרום	א. דייויס	PRD-205	$840.00
2023-10-03	צפון	ג'. סמית'	PRD-101	$1,250.00

הנתונים האלה נמשכים לאורך 500 שורות. הנה בדיוק כיצד תעצבו אותם להדפסה מושלמת:

1. סכמו תחילה: אם הבוס שלכם רוצה רק את הסכומים לפי אזור, אל תדפיסו 500 שורות. צרו טבלת סיכום מהירה באמצעות SUMIFS כדי לאגד את הנתונים לפני ההדפסה:

   =SUMIFS(SalesTable[Revenue], SalesTable[Region], "North")

2. הגדרת אזור הדפסה: אם אתם כן צריכים להדפיס את כל 500 השורות, סמנו את עמודות A עד E עד לשורה 500. לחצו על פריסת עמוד > אזור הדפסה > הגדר אזור הדפסה.
3. התאמת הפריסה: לחצו על פריסת עמוד > כיוון הדפסה > לאורך (מכיוון ש-5 עמודות נכנסות בקלות בצורה אנכית). לחצו על שוליים > צרים.
4. התאמה לגודל: עברו אל פריסת עמוד > התאם לגודל. הגדירו את הרוחב ל-עמוד אחד ואת הגובה ל-אוטומטי.
5. חזרה על כותרות: לחצו על כותרות להדפסה. לחצו בתיבה "שורות שחוזרות בראש העמוד" ולחצו על שורה 1.
6. הוספת כותרת תחתונה: עברו אל הוספה > כותרת עליונה וכותרת תחתונה. בתיבה האמצעית בתחתית העמוד, הקלידו עמוד &[Page] מתוך &[Pages].
7. תצוגה מקדימה: לחצו על Ctrl + P. עברו על חלונית התצוגה המקדימה. אתם אמורים לראות עמודות מיושרות להפליא, כותרת שחוזרת בכל עמוד ומספרי עמודים מדויקים בתחתית.

לפעמים, יצירת טבלאות הסיכום הנכונות וכתיבה מדויקת של הנוסחאות היא חצי מהעבודה עוד לפני שלוחצים על הדפס. אם אתם צריכים לאגד נתונים או לעצב אותם כראוי אך לא זוכרים את התחביר המדויק, אתם יכולים פשוט לתאר את הבעיה בשפה יומיומית ל-GPTExcel ולקבל את הנוסחה באופן מיידי. זה מסיר את החיכוך מיצירת דוחות. להקשר נוסף על שימוש בבינה מלאכותית בגיליונות אלקטרוניים, עיינו במדריך שלנו בנושא ChatGPT עבור Excel: כתיבת נוסחאות עם בינה מלאכותית.

שאלות נפוצות (FAQ)

כיצד אוכל להדפיס רק בחירה ספציפית מבלי לשנות את אזור ההדפסה שלי?

אם אתם צריכים רק הדפסה חד-פעמית מהירה של מספר תאים, סמנו אותם, לחצו על Ctrl + P כדי לפתוח את תפריט ההדפסה, ותחת הרשימה הנפתחת 'הגדרות', שנו את "הדפס גיליונות פעילים" ל-הדפס את הבחירה. פעולה זו תתעלם באופן זמני מאזור ההדפסה השמור של המסמך.

למה הטקסט בגיליון ה-Excel המודפס שלי כל כך קטן?

זה קורה בדרך כלל בגלל שהוגדרה האפשרות "התאם לעמוד 1 לרוחב ולעמוד 1 לאורך" עבור מערך נתונים ענק. Excel מקטין את הגופן בכוח כדי לגרום לזה להתאים. כדי לתקן זאת, שנו את התאמת ה'גובה' חזרה ל"אוטומטי" כך שהשורות יוכלו לגלוש באופן טבעי לעמוד שני או שלישי, מה שישחזר את גודל הגופן.

כיצד אוכל לאלץ עמוד חדש עבור כל קטגוריה בדוח שלי?

עליכם להשתמש במעברי עמוד ידניים. עברו אל תצוגה > תצוגה מקדימה של מעברי עמוד. לחצו קליק ימני על התא בו מתחילה הקטגוריה החדשה (בעמודה A) ובחרו ב-הוסף מעבר עמוד. Excel יאלץ את המדפסת להתחיל דף נייר חדש בדיוק בשורה הזו.

האם ניתן להדפיס הערות ופתקים ב-Excel?

כן. עברו אל פריסת עמוד > כותרות להדפסה ולחצו על הכרטיסייה גיליון. חפשו את הרשימה הנפתחת של הערות ופתקים:. תוכלו לבחור להדפיס אותם בדיוק "כפי שמוצג בגיליון" או לאגד אותם "בסוף הגיליון" על דף נייר נפרד.